مدیریت جلسات
زهرا شیخ نظامی نائینی
خلاصه
هدف از این مقاله،ارائه نکاتی در مورد بهینهسازی مدیریت جلسات است. مطالعات،حاکی از آن است که جلسات نقش مؤثری در اداره امور سازمانها دارد و در نهایت به صرفهجویی در منابع(نیروی انسانی،پول،و زمان)میانجامد. از طرف دیگر،نیمی از وقت افراد در جلسات بیهوده میگذرد و هر مدیر حد اقل ۲۵۰ ساعت در سال وقت تلف شده دارد.
در این مقاله کوشیدهایم به نکاتی چون«وظایف مدیر جلسه»،«موارد ضرورت تشکیل جلسه»،«موارد امتناع از تشکیل جلسه»،«پیشنهادهایی برای نیل به موفقیت در جلسه»،«ترکیب و نحوه استقرار شرکتکنندگان در جلسه»و«سوابق جلسه»بپردازیم و در نهایت،پیشنهادهایی برای کسب مهارت بیشتر در امر اداره جلسه ارائه دهیم.
مدیریّت جلسات
جلسات در صورتی مفید واقع میشوند که مدیریت کاردان،اهداف مشخص،دستور جلسه معین و زمان حساب شده داشته باشد،در غیر این صورت،موجبات بیاعتمادی افراد را فراهم میآورند و سبب تخریب روحیه، اتلاف وقت و هزینه میسوند.۱زیرا به طور متوسط هر مدیر در هفته ده ساعت از وقت خود را در جلسه صرف میکند و ۹۰ درصد مدیران اظهار داشتهاند که نیمی از وقت جلسات هدرمیرود.به عبارت دیگر،هر مدیر ۵ ساعت در هفته و ۲۵۰ ساعت در سال وقت تلف شده دارد۲.به این ترتیب،۳۰ درصد از وقت مدیران میانی و ۵۰ درصد از وقت مدیران عالی صرف جلسات میشود.۳
از سوی دیگر به سبب اهمیت و نتایج مفید و مؤثری که از مشورت با اشخاص صاحبنظر به دست میآید،جلسه در اداره و سازمانهای کشوری،لشکری، خصوصی و کلیه سازمانهای منطقهای و بین المللی یکی از مهمترین و مؤثرترین شیوههای انجام دادن کارها شناخته شده است که در نهایت به صرفهجویی در منابع (نیروی انسانی،پول،وسایل و زمان) منجر میشود و به همین دلیل امروزه در کشورهای پیشرفته جهان تشکیل جلسه و اداره آن یکی از رشتههای مهم علوم اداری به حساب میآید.۴
وظایف رئیس جلسه از دیدگاه«وایلز»
رئیس جلسه باید محیطی آرام و دور از خشکی اداری ولی آماده برای کار جدّی فراهم آورد.جریان مذاکره و بحث را هدایت کند و پرسشهایی را که مطرح میگردد،روشن سازد و کوشش کند جریان بحث و مذاکره از حدود دستور جلسه خارج نگردد.مذاکرات را خلاصه
رشد معلم » شماره ۱۶۵ (صفحه ۲۹)
کند تا از این طریق به مباحث و مذاکرات جلسه نظم لازم را ببخشد و نیز از بروز عوامل خارجی،که موجب حواس پرتی میگردد،تا آنجا که میسر باشد، جلوگیری کند.افراد کمحرف را به بحث متمایل سازد و مواظب اشخاص پرحرف نیز باشد و هرگاه دو گروه مخالف در مجلس باشند،مطالبی را که همه بر آن اتفاقنظر دارند یا به توافق رسیدهاند مشخص کند و بحث و مذاکره را به مسائلی که هنوز توافق صورت نگرفته معطوف سازد.۵
وظایف رئیس جلسه از دیدگاه«لاکت»و«گرگوری»
لاکت برای مدیر جلسه سه نوع مسئولیت قایل است:
۱-مدیریت و کارگردانی فرآیند کار.
۲-مدیریت و کارگردانی افراد.
۳-اداره و تنظیم وقت.
در قسمت اول،مدیر باید توجه داشته باشد که بحث از جریان اصلی خود خارج نشود و در صورتی که چنین شود،با ملایمت بحث را به مسیر اصلی برگداند. در قسمت دوم،وظیفه مدیر جلسه این است که تعارضات بین افراد را حل و فصل کند و در سومین قشمت جلسه را رأس ساعت مقرر شروع کند و بکوشد برای هر موضوع وقت در نظر گرفته شده را تنظیم کند و به زمان از قبل اعلام شده متعهد باشد.۶
گرگوری نیز برای رئیس جلسه وظایفی بیان میدارد؛از جمله این که شرایط، قوانین و اعضای شرکتکننده را بشناسد؛ دستور کار داشته باشد؛زینه کار را مهیا سازد؛قاطع،ولی نصف باشد؛بر حسب اهمیت و فوریت موضوع اولویت را رعایت کند؛مستمع خوبی باشد و در پی ایجاد توافق عمومی برآید۷.
ضرورت تشکیل جلسه
تشکیل جلسات در موارد زیر ضرورت مییابد:
۱.ارائه دریافت یا تبادل اطلاعات.
۲.توجیه یا قانع کردن دیگران برای انجام دادن کاری.
۳.طرح مشکلات و یافتن راهحلها.
۴.تصمیمگیری۸.
۵.نیاز به آرای دیگران در موردنظر خود.
۶.نیاز به موافقت یکپارچه گروه.
۷.ایجاد انگیزه و نیرو به گروه در مورد یک ایده.۹
موارد امتناع از تشکیل جلسه
تشکیل جلسه در موارد زیر لازم نیست.
۱.نبود آمادگی لازم برای تشکیل جلسه از طرف تشکیلدهنده آن.
۲.انجام دادن کار از طریق تلفن یا مکاتبه.
۳.حضور نیافتن عده زیادی از افراد شرکتکننده.
۴.کم بودن دستآوردهای جلسه نسبت به مخارج آن.
۵.مرتّب نبودن نفعی بر تشکیل جلسه۱۰.
پیشنهادهایی برای نیل به موفقیت در جلسات
جلسات روش مؤثری برای انتشار اطّلاعات،جمعآوری نظریات و تصمیمگیری در مورد اقدامات آتی است؛ مشروط بر آنکه به چند نکته توجه شود:
۱.مدعوین به موضوع مورد بحث علاقهمند باشند.
۲.دستور جلسه قبلا به افراد ارائه شود.
۳.رئیس جلسه فردی واجد شرایط و لایق باشد و جلسه را در زمان تعیین شده به پایان برد و اگر به بحث بیشتری نیاز بود، دنباله گفتگو را به جلسه بعد موکول کند۱۱.
۴.افراد مناسب را برای موضوع مناسب در زمان و مکان مناسب دعوت کند۱۲.
نکات مورد توجه مدیر جلسه
برای برگزاری یک جلسه مفید،مدیر باید قبل از جلسه،در جلسه و بعد از آن به نکاتی توجه کند:
۱.قبل از جلسه:مدیر باید به ضرورت تشکیل جلسه،هدف،دستور کار،افراد مدعو،وقت اختصاص یافته، زمان برگزاری و مکان و نحوه دعوت افراد توجه کند.
۲.در جلسه:مدیر باید جلسه را در زمان مقرر شروع کند و حضور شرکتکنندگان براساس محورهای دستور کار جلسه باشد و از تداخل سایر مسائل در برنامه اصلی جلوگیری به عمل آورد؛حسن خلق همراه با قاطعیت داشته باشد و مذاکرات را برای شرکتکنندگان خلاصه کند.و رأس ساعت مقرر ختم جلسه را اعلام دارد.
۳.پس از جلسه:صورت جلسه را مطالعه کند نقایص آن را برطرف سازد و برای ارتقای کیفی جلسات به ارزشیابی آنها بپردازد،همچنین با پیگیری مصوّبات نسبت به اجرای آن کسب اطمینان کند.و با نظرسنجی از شرکتکنندگان و رفع نقایص براساس نظریات صحیح بر کیفیت جلسات بیفزاید و خود را برای جلسه آتی آماده سازد۱۳.
نحوهء استقرار شرکتکنندگان در جلسات
فکر سالم و سازنده در شرایطی بروز مییابد که افراد در حالت راحت و آرامش باشند بنابراین اگر شرکت در بحث و
رشد معلم » شماره ۱۶۵ (صفحه ۳۰)
(به تصویر صفحه مراجعه شود) تبادل نظر مورد توجه شوراست،باید ترتیبی داده شود که افراد یکدیگر را در جلسه ببینند.
افرادی که در دو گوشه میز طرف مدیر نشستهاند،به آزادی نمیتوانند در بحث و مذاکره شرکت جویند،بنابراین،نباید افراد کمرو و خجالتی را در چنین محلهایی بنشانند.بلکه کسانی که در بحث گروهی صاحب تجربه و تبحر هستند،در این مکان قرار میگیرند.در برخی موارد،از میزگرد برای جلسات استفاده میشود و چنانچه عده شرکتکننده زیاد باشد میتوان دو ردیف میز بهطور گرد ترتیب داد.برخی اوقات ترتیب نیمدایره نیز به کار میرود.در چنین حالتی رئیس و منشی جلسه در پشت میزی مقابل نیمدایره قرار میگیرند.بههرحال باید سعی کرد هیچیک از اعضا از بقیه گروه دور و مجزا نباشند؛بلکه شکل ظاهری جلسه نشاندهنده وحدت و یگانگی باشد۱۴.
تحقیقات نشان داده است فردی که در مقام رهبر گروه قرار دارد مایل است در رأس میز بنشیند؛بهطور آشکار محلّی که فرد بانفوذ مینشیند،امکان ارتباطات او را میسر میسازد.نشستن در رأس یک میز مستطیلی فرد را قادرمیسازد دیگران را ببیند و دیگران نیز او را ببینند.بنابراین تعجبآور نیست که رهبران مایلاند در چنین موقعیتی ظاهر شوند۱۵.
در تحقیقی دیگر در زمینه مدیریت جلسات چنین آمده است«در زمینه مدیریت جلسات بین زنان و مردان مدیر تفاوت معنیدار مشاهده نشد.به عبارت دیگر جنسیت بر امر مدیریت جلسات تأثیری ندارد.مهارت مدیران مرد در امر مدیریت جلسات مانند زنان مدیر است.»۱۶.
ترکیب شرکتکنندگان در جلسه
در تحقیقات مشخص شده است که چنانچه ترکیب شرکتکنندگان به صورت زیر باشد بهترین نتایج حاصل میشود: در مورد تصمیمگیری ۵ نفر،در مورد کمیسیونهای موضوعات خاص ۷ نفر، در زمینه مسألهیابی ۱۰ نفر،دورههای آموزشی ۱۵ نفر،اطلاعرسانی ۳۰ نفر و سمینارها و جلسات عمومی تا آنجا که محیط جا داشته باشد۱۷.
وظایف شرکتکنندگان در جلسه
اعضا باید به این نکته توجه کنند که افراد گروه هرکدام دارای نظر خاصی هستند که به حل مسأله مورد بحث کمک میکند.هر یک از اعضا نیز وظیفه دارند درباره موضوع مورد بحث تعمّق و اندیشه کنند،نظر و پیشنهادهای خود را نیز بیان دارند و به اظهارات دیگران هم گوش دهند.همچنین موظف به همکاری با رئیس جلسه برای سرعت بخشیدن به روند کار هستند.افراد نباید به منفیبافی بپردازند و در صورتی که موضوعی ابهام داشته باشد،باید توضیحات کافی بخواهند؛بهطور کلی هریک از اعضا میتوانند برای مدّتی محدود وظیفه رئیس جلسه را به عهده بگیرند،مشروط بر این که همواره هدفشان کمک به مسؤول جلسه برای هماهنگ کردن و پیشبرد امور باشد۱۸.
سوابق جلسه
از کار هر جلسه باید یک سابقه کامل بایگانی شود.این سابقه شامل محل جلسه،اعضای حاضر،اعضای غایب،مسائل مورد بررسی قرار گرفته شده، مسؤولیتهای داده شده یا تقبل شده و سرانجام برنامه مربوط به جلسه بعد است که به امضای شرکتکنندگان در جلسات میرسد۲۰.
جمعبندی و نتیجهگیری
جلسات نقش مؤثری در اداره کلیه سازمانها ایفا میکنند و مشورت با کارشناسان و صاحبنظران به نتایج مفیدی میانجامد و نیز قسمت اعظم وقت مدیران در جلسات میگذرد و مقدار قابل ملاحظهای از بودجه یک تشکیلات صرف جلسات میشود.بنابراین،اداره صحیح و علمی جلسات لازم است.این مهم زمانی تحقق مییابد که مدیران و اعضای شرکتکننده از امر اداره کردن جلسات به طریق علمی آگاه باشند۲۱.
پیشنهاد میشود به دروس مدیریتی
رشد معلم » شماره ۱۶۵ (صفحه ۳۱)
کلیه مراکز آموزشی مربوط به مدیران چند واحد درسی در زمینه مدیریت جلسات افزوده شود یا چنانچه مباحثی مربوط به مدیریت جلسات دارند،به آن بیش از پیش اهمیت داده شود.
دانشجویان مدیریت بهطور نظری و عملی به امر مدیریت جلسات مجهز گردند.به عبارت دیگر پس از فراگرفتن نظریههای مربوط به مدیریت جلسات، در چندین جلسهء شورای مرتبط با رشته مدیریتی خویش شرکت،آن را نقد، بررسی و تحلیل کنند.تا در آینده شاهد جلساتی باشیم که مدیر ضرورت تشکیل آن را محرز،دستور کار،هدف،زمان و مکان آن را معین و جلسه را محیطی آرام، بدون خشکی اداری ولی آماده برای کار جدّی اداره میکند و در طول جلسه در جهت اهداف،نظریات افراد را جویا میشود،و بحث و مذاکرات را خلاصه میکند و در نهایت صورت جلسه مشتمل بر پیشنهادهایی در زمینه کار کمیتهها، تصمیمات گرفته شده و…را تهیّه و نقایص احتمالی آن را برطرف و در نهایت با پیگیری مصوّبات نسبت به اجرای آن اطمینان حاصل میکند.
پانوشت:
(۱)-زهرا شیخ نظامی،مقایسه خود راهبری و ابعاد آن در میان مدیران دبیرستانهای دخترانه و پسرانه شهرستان شیراز،پایاننامه دوره کارشناسی ارشد،(شیراز: دانشگاه شیراز،۱۳۷۶).
(۲)-الک مکنزی،مدیریت بهرهوری از زمان،ترجمه محمد رضا رضاپور(تهران:بینا،۱۳۷۲).
(۳)-سعید اسلامی،مدیریت کاربردی وقت(تبریز: انتشارات فرهنگی،۱۳۷۳).
(۴)-خسرو سلجوقی،«طرز تشکیل و اداره جلسه» فصلنامه مدیریت در آموزشوپرورش،شماره ۳ (۱۳۷۲).
(۵)-کیمبل وایلز،مدیریت و رهبری آموزشی،ترجمه محمد علی طوسی،(تهران:مرکز آموزش مدیریت دولتی،۱۳۷۰).
(۶)-جان لاکت،مدیریت اثربخش،ترجمه سید امین اللّه علوی(تهران:مرکز آموزش مدیریت دولتی،۱۳۷۳).
(۷). Gregory,J.”Making meetings work”.In Stewart,D.M.(Ed)1987 Handbook of Management Skills.USA:Gulf,1987.
(۸)-مدیریت کاربردی وقت.
(۹)-محمد کشتباری،«مدیریت جلسات»،تدبیر. شماره ۵۷(۱۳۷۴).
(۱۰)-مدیریت کاربردی وقت.
(۱۱)-نوشیار حمیدی،«برقراری ارتباط در مدیریت»، فصلنامه مدیریت در آموزشوپرورش.شماره ۲ (۱۳۷۱).
(۱۲)-مدیریت بهرهوری در زمان.
(۱۳)-مدیریت کاربردی وقت.
(۱۴)-مدیریت و رهبری آموزشی.
(۱۵). Baron.RA.,J.Greenberg.Behavior in Organizational Understanding and Managing The Humans Side of work.Allen and Bacon.3rd Ed.1990.
(۱۶)-پایاننامه کارشناسی ارشد مؤلف.
(۱۷)-منبع.مدیریت کاربردی وقت.
(۱۸)-مدیریت و رهبری آموزشی.
(۱۹). Gregory.J.op.et
(۲۰)-مدیریت و رهبری آموزشی.
(۲۱)-جان والش،حل المسائل مدیران،ترجمه شده در معاونت برنامهریزی بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی(تهران:تابش،۱۳۷۳)
ادامه از صفحه ۲۷
ملاک قرار دهید.
۴-در جلسه امتحان به وضع روحی و جسمی دانشآموزان توجه داشته باشید و آزمون را در محیطی آرام و دور از هیاهو برگزار کنید.
۵-در مقایسه نمرههای دو آزمون، هیچگاه نمرههای آزمون دو درس متفاوت را باهم مقایسه نکنید.
۶-امتحانات باید دامنه هدفها را بهطور کامل بپوشاند.
۷-سؤالها باید برای مقصودی که در نظر گرفته میشود،مناسب باشد.
۸-قبل از این که به تهیه سؤال اقدام کنید،هدفهای تربیتی را در نظر بگیرید.
۹-در هنگام تهیه امتحان،اعتبار و صحت و میزان بودن آن را مورد توجه قرار دهید.
۱۰-در ارزشیابی،کیفیت و کمیت را مدنظر قرار دهید.
۱۱-ارزشیابی باید در سایه همکاری معلمان،سرپرستهای تعلیماتی،اولیا و خود فراگیرنده صورت گیرد.
پانوشت:
(۱). diagnostive evaluation
(۲). formative evaluation
(۳). summative evaluation
منابع:
۱-آلن،مریجی،ین،وندیام،مقدمهای بر نظریههای اندازهگیری(روانسنجی)،ترجمهء علی دلاور(تهران:سمت،۱۳۴۷).
۲-اسپادک،برنارد،آموزش دوران کودکی،ترجمه محمد حسین نظرینژاد،چاپ چهارم،مشهد: انتشارات آستان قدس رضوی،۱۳۷۲.
۳-بیان،حسام الدین،شکیبا مقدم،محمد،مدیریت شیوههای نو در آموزش،چاپ دوم،تهران:مرکز آموزش مدیریت دولتی،۱۳۷۵.
۴-سیف،علی اکبر،روانشناسی پرورشی،چاپ نهم،تهران:آگاه،۱۳۷۲.
۵-سیف،علی اکبر،اندازهگیری و ارزشیابی پیشرفت تحصیلی،چاپ سوم،تهران:آگاه،۱۳۷۶.
۶-شعبانی،حسین،مهارتهای آموزشی و پرورشی (روشها و فنون تدریس)،چاپ هشتم،تهران، ۱۳۷۷.
۷-شریعتمداری،علی،روانشناسی تربیتی،چاپ هفتم،تهران:امیرکبیر،۱۳۷۲.
۸-شوئرن لوولا،اندازهگیری و ارزشیابی در آموزش و پرورش،ترجمه حمزه گنجی،تهران:انتشارات ثبت، ۱۳۷۶.
۹-ویکتور،ادوارد،آموزش علوم در مدارس ابتدایی، ترجمه سید احمد سیدی نوقانی و همکاران،جلد اول، چاپ چهارم،مشهد:انتشارات آستان قدس رضوی، ۱۳۷۴.
۱۰-هالت،جان،رمینهیابی شکست تحصیلی کودکان،ترجمه مهشید فروغان،تهران:نشر قطره، ۱۳۷۷.
۱۱-هومن،حیدر علی،اندازهگیریهای روانی و تربیتی و فن تهیه تست،چاپ چهارم،تهران:نشر سلسله، ۱۳۶۸.
۱۲. Bloom,B.S:Hasting,G.F:madous,G. F.Handbook on Formative and summative Evaluation of Student Learning.New York: Mcgrow-Hill,1971.
