چهار روش راهبردی برای رد کردن کاری که نمی‌توانید یا نمی‌خواهید انجام دهید
اگر همیشه به همه درخواست‌های رؤسا، همکاران، مراجعان و افراد دیگر در محل کار جواب مثبت بدهید شاید فکر کنید که آدم مهم و بی‌نظیری هستید و کسی نمی‌تواند جای شما را بگیرد.
مشکل اینجاست که این روش آدم را از پا در می‌آورد و به جای رسیدن به هدف‌هایتان چنان دلسرد می‌شوید که ممکن است بر اعتبار حرفه‌ای و جنبه‌های دیگر کاری شما اثر منفی بگذارد.
بروس تولگان اینطور می‌گوید. او بنیانگذار شرکت آمریکایی رین‌میکر تینکینگ است که دوره‌های آموزشی تخصصی برای مدیران کسب‌و‌کار برگزار می‌کند و نویسنده کتاب‌هایی مانند “هنر متمایز و ضروری بودن در کسب‌و‌کار” است.
تولگان به بی‌بی‌سی می‌گوید: “تنها راه موفقیت این است که یاد بگیرید نه بگویید تا باعث شوید دیگران به شما احترام بگذارند”.
با توجه به محیط‌‌های کاری بسیار رقابت‌محور و سرسام‌آور این کار چالش پیچیده‌ای است.
این مشاور کسب‌و‌کار می‌گوید اگر همیشه جواب مثبت بدهید به این امید که به برتری حرفه‌ای برسید احتمال زیاد دارد که وقت و انرژی و پول خود را هدر دهید و از آنچه به‌راستی اهمیت دارد منحرف شوید.
این کارشناس می‌گوید به همین دلیل اهمیت دارد که یاد بگیریم چه زمانی و چگونه نه بگوییم تا اعتبار حرفه‌ای و روابط کاری سرشار از اعتمادی داشته باشیم. “هدف ایجاد اثر مثبت با جواب منفی است”
به گفته بروس تولگان ۴ روش راهبردی برای “نه” گفتن در محل کار وجود دارد.
۱. پرسش‌های مناسب مطرح کنید و یادداشت بردارید
وقتی از شما می‌خواهند کاری را انجام دهید اولین قدم این است که پرسش‌های مناسب مطرح کنید و نشان دهید که از پاسخ‌ها یادداشت بر‌می‌دارید.
با این کار احترام خود را نه فقط به طرف مقابل هم‌چنین به کاری که از شما درخواست شده است نشان می‌دهید.
فرض کنیم فردی که می‌خواهید به او پاسخ بدهید رئیس شما نیست. هر چه پرسش‌های بیشتری در مورد کاری که بر عهده شما می‌گذارند مطرح کنید و هر چه علاقه بیشتری نشان دهید راحت‌تر می‌توانید نه بگویید.
اگر پرسش‌های مناسبی مطرح کنید فرصت پیدا کردید که مهارت و دانش خود را در مورد موضوع نشان دهید.
با مطرح کردن پرسش‌های مناسب ارزش کار به چشم طرف مقابل می‌آید و اهمیت و ارزش آن در اولویت‌های سازمانی مشخص می‌شود.
۲. دلایل خوبی برای نه گفتن بیاورید
کلید ماجرا در شیوه پاسخ گفتن شماست. اگر می‌خواهید جواب منفی بدهید خوب است راه‌های دیگری پیشنهاد دهید.
برای تعدیل پاسخ منفی باید دلیل آن را توضیح دهید. به طور معمول دلیل آن مشغول بودن به کارهای دیگر است. خوب است صریح و با ذکر جزئیات تعهدات دیگر خود را توضیح دهید.
کافی نیست که بگویید، “متأسفم، من کارهای دیگری دارم که باید انجام دهم”. چه پاسخ‌های دیگری می‌توان داد که مؤثر‌تر باشد؟
“هنوز نه، نیاز به کمی اطلاعات بیشتر دارم”. پیشنهاد دیگر این است که بگویید “من ا و ب و ج را بر عهده دارم” و به روشنی توضیح دهید که این وظایف دیگر چیست و همه جزئیاتی که لازم است را مطرح کنید تا جواب منفی شما بهانه به نظر نرسد.
اگر درخواست انجام کار از طرف رئیس یا فردی بالاتر از شما باشد می‌توانید از آنها بخواهید به جای اینکه وظیفه تازه‌ای برعهده شما بگذارند، اولویت وظایف شما را تغییر دهند.
با این کار به آنها این فرصت می‌دهید تا دریابند چطور شما به طوردقیق وقت خود را برای کار تنظیم میکنید و نشان می‌دهید که نه می‌خواهید از زیر کار در بروید و نه وقت خود را بیهوده هدر می‌دهید.
بعضی افراد در برابر درخواست انجام کار می‌گویند “این کار من نیست” اما این حرف جنبه‌های منفی زیادی دارد که باعث درگیری می‌شود. طرف مقابل با شنیدن آن اینطور برداشت می‌کند که می‌گویید “تو رئیس من نیستی” یا “تو نمی‌توانی به من بگویی چه باید بکنم”.
راه دیگر این است که بگویید شما در موقعیتی نیستید که بتوانید سریع به این درخواست پاسخ دهید.
به این ترتیب شما اعلام میکنید که در زمینه کار مورد نظر تخصص ندارید و برای انجام این درخواست به کمی زمان برای بررسی راه و روش انجام آن نیاز دارید.
می‌توانید چنین جوابی هم بدهید: “ممنون از فرصتی که در اختیارم گذاشتید. اگر می‌خواهید من این کار را انجام دهم. اشکالی ندارد اما اول باید این کار را یاد بگیرم”.
۳.راه را برای دیگری هموار کنید
برای هموار کردن راه دیگری می‌توانید برای مثال بگویید : “من می‌توانم برای همکاری در این موضوع این کار را انجام دهم” یا بپرسید، “می‌خواهید کمک کنم کس دیگری را پیدا کنید؟”
اگر درخواست فوری نباشد می‌توانید بگویید: “من دو هفته دیگر می‌توانم به شما کمک کنم”. اگر می‌بینید هیچ راهی وجود ندارد بتوانید کاری را که می‌خواهند انجام دهید می‌توانید بگویید: “من نمی‌توانم این کار را انجام دهم اما اگر بخواهید به این صورت می‌توانم به شما کمک کنم”.
این هم راه دیگری است که حرفه‌ای بودن و علاقه خود به کمک کردن را نشان دهید.
۴. پیگیر باشید
سراغ آن آدم را بگیرید و بپرسید کار چطور پیش می‌رود؟ آیا مشکل رفع شد؟ آیا آدم مناسب پیدا کردید؟ “یادتان نرود اگر به ا، ب، ج احتیاج داشتید من در این زمینه‌ها مهارت دارم”.
دلیل پیگیری ماجرا این است که ارتباط خوبی ایجاد شود و اعتماد تقویت شود حتی وقتی پاسخ منفی می‌دهید. bbc
